索赔意向通知书

一、基本解读
索赔意向通知书是指在建设工程施工合同履行的过程中,合同一方因索赔事件的发生导致权利受损,且其认为己方有权得到相对方给予费用赔付或期限延长的情况下,按照施工合同约定的期限与方式向监理方或合同相对方提出的给予费用或工期补偿的通知。
索赔意向通知书是承包人或发包人在索赔事件发生后向监理方或合同相对方提出索赔的要求,其法律意义在于:提出索赔要求;引起监理及合同相对方的注意,以便就对方所主张的索赔事件、依据是否成立及时开展调查;及时消除影响施工的不利因素或尽量控制不利影响;在施工合同对于索赔时效有明确约定的情况下及时行使权利,避免权利丧失。
索赔意向通知书通常包括以下五个方面的内容:一是索赔事件发生的时间和事件情况的简要描述;二是索赔事件对施工成本、工期、质量等所产生的不利影响以及对该不利影响的范围、程度进行初步评估;三是己方损失的估算;四是提出索赔以及索赔的事实、理由及合同依据;五是有关后续索赔资料的提供,发展动态的跟进与记录。索赔意向通知书的核心在于针对特定索赔事件作出明确的索赔意思表示,故至少应当包括以下实质性要件:索赔事件的发生时间、简要描述;对己方造成的不利影响;提出索赔要求、事实与理由。
工程索赔事件发生后有时会持续一段时间,其所造成的影响往往也会在一定时间内持续发生,故索赔的费用金额或期限长短通常无法在第一时间予以确定。作为索赔事件发生后发包人或承包人所提出的第一份索赔文件,此时提出索赔的一方既无必要且通常也不可能就此确定索赔的最终成立、费用金额、期限长短,故索赔意向通知书无须对索赔事件所产生的影响进行精确描述,也无须提供详细的计算资料和证明材料,这是其有别于索赔报告之处。

二、合同约定了索赔期限,而权利受损的一方在索赔事件发生后未能及时发出索赔意向通知书的,将面临丧失索赔权利的风险
一般来说,施工合同专用合同条款的适用顺序优先于通用合同条款,如果发承包双方在施工合同专用合同条款中约定了索赔程序,则按照双方在专用合同条款中的约定办理;如果双方在施工合同专用合同条款中未另行约定索赔程序,则根据通用合同条款办理。《1999版施工合同示范文本》通用合同条款36.2约定,承包人应在索赔事件发生后28天内,向工程师发出索赔意向通知。《2017版施工合同示范文本》通用合同条款第19条、第20条对承包人索赔程序、发包人索赔程序作了明确约定,并约定承包人(发包人)未在知道或应当知道索赔事件发生后28天内发出索赔意向通知书的,丧失索赔权利。合同中对于索赔期限有约定的情况下,无论施工合同是否有索赔方未在期限内提出索赔即视为放弃索赔权利的明文约定,一方未在合同约定的期限内提出索赔的均有丧失索赔权利的风险。
最高院(2017)最高法民终671号认为,施工是一个持续性履行行为,其中包含众多且复杂的民事行为,而每一个行为均有相对独立的意义,从整体上又是双方履行施工合同相互协作义务的一部分。故索赔的时间限制和相关要求是索赔事实能够被准确确认的前提,也是判断合同当事人处理实际施工问题真实意思表示的依据,对控制施工成本和进行施工管理均具有重要意义,应有一定的时效性和程序性限制。双方在施工合同中约定,在发生索赔事件后,承包方必须于28天内以书面方式提出索赔意向,合同中虽没有约定未按索赔程序提出索赔即视为放弃索赔,但承包人于诉讼中方提出索赔,其主张的索赔事实已难以确认,故对承包人窝工损失索赔的主张未予支持。

三、提出索赔的一方在文书中仅说明索赔事件的情况,但无明确的索赔意思表示,有丧失索赔权利的风险
最高院(2004)民一终字第112号认为,承包方为证明其工期顺延的主张,提交了发包方通知设计变更的文书、承包方有关设计变更、设计细节确认的工作联系函作为证据,但在该类函件中承包方并未提出索赔要求,也未说明要求索赔的理由。法院认为,没有证据表明承包人的函件中提出了索赔要求,也没有发包方同意索赔的证据,故对承包方的索赔主张不予支持。

四、除发承包双方另有约定外,索赔意向通知书在形式上不局限于特定格式
合同一方向监理方或相对方发出的专门的索赔通知,可以冠以“索赔意向通知书”“索赔通知”等标题,清晰明了。但施工过程中双方需沟通交涉的事项很多,往往一份文书涉及包含索赔通知在内的多个事项,因而采用“联系单”“告知函”等标题的较为多见,但只要索赔的意思表示明确,也属于有效的索赔通知。如最高院(2014)民一终字第310号案件中,因存在工期延误这一既定事实,发承包双方就是否应当给予承包方工期顺延发生争议。由于承包人在工程主体结构封顶后多次以联系函的形式要求发包人解决交叉施工干扰、房屋使用定位仍不明确等阻碍继续施工的不利因素,事实上以联系函的形式发出了索赔通知,人民法院在判决中对承包人所主张的事实予以认定,亦并未以承包人未以“索赔意向通知书”“索赔通知”的形式提出索赔而否定承包人的工期索赔主张。